D’Ecublens à Niederbipp: ce que nous avons appris du premier changement de système

Commentaire d’Andreas Koch, Chief Wholesale & Logistics chez Galenica et CEO de Galexis

Fin août, nous franchirons une étape importante chez Galexis. Le passage du centre de distribution de Niederbipp à un nouveau système informatique marquera la dernière grande étape d’un projet qui nous accompagne depuis plusieurs années déjà. Les préparatifs battent leur plein et de nombreuses collaboratrices et de nombreux collaborateurs s’efforcent de réduire les risques et de limiter autant que possible les répercussions sur notre clientèle.

Ce défi n’est pas tout à fait nouveau pour nous.

Dès le printemps 2025, nous avons fait migrer notre centre de distribution de Lausanne-Ecublens vers le nouvel environnement système. Les préparatifs ont été particulièrement soutenus. Les processus ont été testés, le personnel formé et des scénarios simulés. Dans la pratique, il est toutefois rapidement apparu qu’une règle vaut pour toute transformation d’envergure: tout ne peut pas être planifié et simulé à l’avance.

Rétrospectivement, nous avons beaucoup appris. De nombreuses mesures que nous mettons aujourd’hui en œuvre à Niederbipp reposent directement sur les enseignements tirés de cette expérience. Selon moi, trois conclusions sont particulièrement importantes.

1 La stabilisation passe par l’optimisation
Avec le nouvel environnement système, nous jetons les bases de processus plus modernes, d’une meilleure qualité des données et d’une plus grande transparence tout au long de la chaîne d’approvisionnement. A long terme, cela profite à nos clientes et à nos clients tout comme à nos collaboratrices et à nos collaborateurs.
L’expérience acquise à Ecublens nous a montré ce qui compte dans la pratique.
Dans le système de santé, la sécurité des patients prime sur la technologie. L’essentiel est que les médicaments soient disponibles, que les commandes puissent être traitées et que l’approvisionnement soit assuré. Les nouvelles fonctionnalités et les possibilités supplémentaires ne présentent un réel avantage que lorsque l’exploitation est stable.
C’est pourquoi la stabilité de nos processus est une priorité absolue dans tous les préparatifs.

2 La transparence est un facteur essentiel
Lors de grands changements, toutes les personnes impliquées recherchent avant tout la sécurité. Mais la réalité est qu’avec une transformation de cette ampleur, il est impossible d’éviter tous les défis.
A Ecublens, nous avons constaté à quel point il est important de parler ouvertement des difficultés, de rendre visibles les progrès et d’associer toutes les parties prenantes. Il ne s’agit pas seulement de nos collaboratrices et de nos collaborateurs, mais aussi de notre clientèle et de nos partenaires commerciaux. Comprendre ce qui se passe permet de mieux appréhender les évolutions et renforce la confiance dans la voie que nous suivons ensemble.
Cette expérience guide également la préparation à Niederbipp. Nous vous informons en temps utile des dates importantes, des restrictions et des préparatifs nécessaires afin que notre réseau puisse planifier au mieux.

3 La transformation est un travail d’équipe
Vu de l’extérieur, de tels projets sont souvent perçus comme des projets informatiques. Dans les faits, un changement de système ne concerne pas seulement la technologie.
La logistique, le service à la clientèle, les achats, les ventes, l’informatique et les équipes de projet contribuent largement à assurer un approvisionnement aussi fiable que possible pendant et après le changement. Les expériences d’Ecublens nous ont montré l’importance de cette collaboration transversale.
La sécurité de l’approvisionnement ne repose pas sur des personnes ou des systèmes pris isolément. Elle naît lorsque de nombreuses personnes assument ensemble des responsabilités et travaillent à la réalisation d’un objectif commun. Ce constat nous a particulièrement marqués ces derniers mois.

Aborder la prochaine étape avec confiance
Le changement à Niederbipp reste un projet exigeant. Nous abordons toutefois cette phase dans des conditions différentes de celles qui précédaient le changement à Ecublens.
Nous disposons d’une solide expérience pratique, d’équipes bien rodées et d’une compréhension claire de ce qui est important dans une telle situation. Des tests approfondis, des formations supplémentaires et de nombreuses améliorations apportées aux processus sont directement intégrés aux préparatifs.
Personne ne peut promettre la perfection. Ce que nous pouvons toutefois promettre, c’est que nous mettons tout en œuvre pour limiter au maximum l’impact sur nos clientes et nos clients et continuer à garantir un approvisionnement fiable.
Car en fin de compte, ce projet ne concerne pas les systèmes.
Il s’agit de faire en sorte que les patientes et les patients reçoivent, demain encore, les médicaments et les produits dont ils ont besoin.