Von Ecublens nach Niederbipp: Was wir aus der ersten Systemumstellung gelernt haben

Ein Kommentar von Andreas Koch, Chief Wholesale & Logistics bei Galenica und CEO von Galexis

Ende August stehen wir bei Galexis vor einem wichtigen Meilenstein. Mit der Umstellung des Distributionszentrums Niederbipp auf ein neues IT-System erreichen wir die letzte grosse Etappe eines Projekts, das uns schon seit mehreren Jahren begleitet. Die Vorbereitungen laufen auf Hochtouren, zahlreiche Mitarbeitende arbeiten daran, Risiken zu minimieren und die Auswirkungen für unsere Kundinnen und Kunden möglichst gering zu halten.

Ganz neu ist diese Herausforderung für uns nicht
Bereits im Frühjahr 2025 haben wir unser Distributionszentrum in Lausanne-Ecublens auf die neue Systemlandschaft umgestellt. Die Vorbereitungen waren intensiv. Prozesse wurden getestet, Mitarbeitende geschult und Szenarien durchgespielt. Trotzdem zeigte sich im Alltag schnell, was bei jeder grossen Transformation gilt: Nicht alles lässt sich im Voraus planen und simulieren.

Rückblickend haben wir viel gelernt. Zahlreich Massnahmen, die wir heute für Niederbipp umsetzen, basieren direkt auf diesen Erfahrungen. Drei Erkenntnisse sind aus meiner Sicht von besonderer Wichtigkeit.

1. Stabilisierung kommt von Optimierung
Mit der neuen Systemlandschaft schaffen wir die Grundlage für modernere Prozesse, bessere Datenqualität und eine höhere Transparenz entlang der Lieferkette. Langfristig profitieren davon sowohl unsere Kundinnen und Kunden als auch unsere Mitarbeitenden.
Die Erfahrungen aus Ecublens haben gezeigt, worauf es in der Praxis ankommt.
Im Gesundheitswesen steht vor der Technologie die Patientensicherheit im Vordergrund. Entscheidend ist, dass Medikamente verfügbar sind, Bestellungen verarbeitet werden können und die Versorgung funktioniert. Neue Funktionen und zusätzliche Möglichkeiten entfalten ihren Nutzen dann, wenn der Betrieb stabil läuft.
Deshalb hat die Stabilität unserer Prozesse in allen Vorbereitungen oberste Priorität.

2. Transparenz ist ein zentraler Faktor
Bei grossen Veränderungen wünschen sich alle Beteiligten vor allem Sicherheit. Die Realität ist jedoch, dass sich bei einer Transformation dieser Grössenordnung nicht jede Herausforderung vollständig vermeiden lässt.
In Ecublens haben wir erlebt, wie wichtig es ist, offen über Schwierigkeiten zu sprechen, Fortschritte sichtbar zu machen und alle Beteiligten mitzunehmen. Dabei geht es nicht nur um unsere Mitarbeitenden, sondern auch um unsere Kundinnen und Kunden sowie unsere Geschäftspartner. Wer versteht, was passiert, kann Entwicklungen besser einordnen und gewinnt Vertrauen in den Weg, den man gemeinsam geht.
Diese Erfahrung prägt auch die Vorbereitung auf Niederbipp. Wir informieren frühzeitig über wichtige Termine, Einschränkungen und notwendige Vorbereitungen, damit unser Netzwerk möglichst gut planen kann.

3. Transformation ist Teamarbeit
Von aussen betrachtet werden solche Projekte oft als IT-Vorhaben wahrgenommen. Tatsächlich betrifft eine Systemumstellung aber weit mehr als die Technologie.
Logistik, Kundendienst, Einkauf, Vertrieb, IT und Projektteams leisten einen hohen Beitrag, damit die Versorgung während und nach der Umstellung möglichst zuverlässig sichergestellt werden kann. Die Erfahrungen aus Ecublens haben uns gezeigt, wie wichtig diese bereichsübergreifende Zusammenarbeit ist.
Versorgungssicherheit entsteht nicht durch einzelne Personen oder Systeme. Sie entsteht dann, wenn viele Menschen gemeinsam Verantwortung übernehmen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Diese Erkenntnis hat uns in den vergangenen Monaten besonders geprägt.

Mit Zuversicht in die nächste Etappe
Die Umstellung in Niederbipp bleibt ein anspruchsvolles Vorhaben. Gleichzeitig gehen wir heute mit einer anderen Ausgangslage in diese Phase als noch vor der Umstellung in Ecublens.
Wir verfügen über zahlreiche praktische Erfahrungen, eingespielte Teams und ein klares Verständnis dafür, worauf es in einer solchen Situation ankommt. Umfangreiche Tests, zusätzliche Schulungen und zahlreiche Verbesserungen in den Abläufen fliessen direkt in die Vorbereitung ein.

Perfektion kann niemand versprechen. Was wir jedoch versprechen können: Wir tun alles dafür, die Auswirkungen auf unsere Kundinnen und Kunden so gering wie möglich zu halten und die Versorgung weiterhin zuverlässig sicherzustellen.
Denn am Ende geht es bei diesem Projekt nicht um Systeme.

Es geht darum, dass Patientinnen und Patienten auch morgen ihre Medikamente und Produkte erhalten, auf die sie angewiesen sind.