Gestion des stocks, outils numériques et avenir de la médecine

Actuellement, les pénuries de médicaments. Le problème est multifactoriel, mais il est difficile d’accepter que, dans notre pays, des antibiotiques comme la co-Amoxicilline, des analgésiques comme le métamizole ou encore, actuellement, des ampoules de vitamine B12 soient en rupture de stock. Le fait de devoir changer de laboratoire pharmaceutique pour trouver un autre fournisseur capable de livrer le médicament complique non seulement la gestion des stocks, mais aussi et surtout la satisfaction des patientes et patients, qui se sont habitués à un médicament et n’ont pas envie d’essayer tous les six mois des produits qui sont certes similaires sur le plan chimique, mais qui sont complètement nouveaux pour eux.

Nous utilisons la plateforme en ligne DispoCura. Nous avions déjà travaillé durant deux ans avec la version précédente,
mais d’importantes améliorations ont aujourd’hui été apportées: la liste de commande enregistre désormais tout et peut être facilement contrôlée avant l’expédition. Lors de la remise d’un médicament, nous scannons le code-barres lorsque la quantité minimale en stock est atteinte. Les commandes enregistrées sur le scanner sont ensuite transférées dans la liste de commande sur DispoCura. L’avantage est que cette liste de commande en ligne est mise à jour en permanence pour l’ensemble du cabinet, jusqu’à ce qu’un ou une AM envoie la commande en fin de journée. Auparavant, nous avions régulièrement des doublons, car un ou une AM saisissait manuellement la commande sur l’ordinateur (lorsque les patients passaient leur commande par téléphone ou à la réception) tandis qu’un ou une autre (qui allait chercher le médicament à la pharmacie) saisissait la commande à l’aide du scanner et, à la fin, ces deux listes de commande n’étaient pas fusionnées.

En raison des difficultés d’approvisionnement évoquées, qui sévissent depuis environ deux ans et qui ne disparaîtront
probablement pas de sitôt, la possibilité de visualiser la disponibilité d’un médicament directement sur la liste de commande ainsi que la nouvelle fonctionnalité de recherche d’alternatives (qui affiche en un à deux clics un produit équivalent d’une autre société pharmaceutique) sont très utiles. Le fait que le système précise si un médicament figure ou non sur la liste des spécialités (LS) aide également à préparer les patients dès le comptoir d’accueil en les informant que le médicament qu’ils souhaitent n’est pas pris en charge et devra donc être payé par leurs soins.

La transition a nécessité une formation d’environ une heure dispensée par le service extérieur de Galexis sur notre lieu de travail. Nous nous sommes ensuite attaqués à la livraison des médicaments. Auparavant, les AM contrôlaient les médicaments livrés par Galexis lors du déballage, en les cochant directement à la main sur le bulletin de livraison. Désormais, ils scannent chaque emballage. La comparaison avec le bulletin de livraison électronique est ensuite effectuée dans DispoCura. Les documents doivent être conservés cinq à dix ans, ce qui nous prenait chaque année la place d’environ deux classeurs à anneaux. Aujourd’hui, l’espace de stockage numérique du fichier contenant les bulletins de livraison électroniques est en revanche tout à fait acceptable, surtout si l’on compare la quantité de données avec, par exemple, des photos de documentation des plaies ou des radiographies numériques.

C’est très important pour nous. Ce qui semble logique et pertinent aux yeux du ou de la responsable peut parfois susciter des réticences chez les collaboratrices et collaborateurs qui doivent rompre avec leurs routines bien établies. Le fait de pouvoir tester un produit dans la pratique et sans engagement permet de lever ces appréhensions. Nous avons donc introduit chaque nouveauté avec des intervalles d’environ six mois, afin d’aborder chaque changement à partir d’une base stable.

Personnellement, je suis en train d’envisager l’acquisition d’un robot de préparation des médicaments. En guise d’étape intermédiaire, nous avons toutefois décidé de passer à une gestion virtuelle des stocks: comme décrit précédemment, tous les médicaments entrants seront donc scannés, mais aussi tous ceux qui quittent la pharmacie. Ainsi, en l’espace de six mois environ, tous les médicaments se trouvant dans la pharmacie seront enregistrés numériquement. Il ne serait dès lors plus nécessaire de les compter manuellement pour établir l’état du stock puisqu’ils pourront être intégrés dans le logiciel du robot. Je suis reconnaissant à la représentante de Galexis de nous avoir proposé, lorsque nous nous sentirons prêts à passer à cette prochaine étape, de visiter un cabinet équipé d’un robot de préparation des médicaments.

Nos interlocutrices et interlocuteurs chez Galexis sont facilement joignables en cas de questions ou de problèmes – ce que nous apprécions beaucoup. D’autant plus que les demandes ont toujours été résolues de manière fiable et efficace. Le contact personnel reste tout aussi important que le bon système.

J’ai beaucoup d’espoir dans le secteur privé qui apporte souvent des solutions pragmatiques et efficaces. Je suis moins convaincu par la Confédération: des milliards ont été investis dans le dossier électronique du patient (DEP), mais sans grand résultat. Le nouveau projet E-ID en est un autre exemple: de bonnes intentions, mais attendons de voir. En ce qui concerne l’intelligence artificielle, nous utilisons depuis longtemps déjà des outils comme Google au quotidien – mais aujourd’hui avec une meilleure structure et une indication des sources plus précise. Cela aide aussi nos patientes et patients. Mais il y a également des inconvénients: lorsque des algorithmes déterminent quelles informations sont présentées, cela peut avoir un effet très partial. La formation de l’opinion est subtilement influencée. En tant que médecin, je considère l’IA comme une aide précieuse, mais son utilisation exige de la responsabilité et des compétences médiatiques.

En résumé:
la numérisation peut simplifier les processus. Aborder les processus par étapes permet à tout le monde de s’y adapter, tout en laissant le temps d’en évaluer la véritable valeur ajoutée. La formation, le soutien et un partenaire fiable comme Galexis sont essentiels.