Lagerverwaltung, digitale Werkzeuge und die Zukunft der Medizin

Aktuell die Medikamentenengpässe. Das Problem ist multifaktoriell, doch schmerzt es einem, wenn in unserem Land Antibiotika wie Co-Amoxicillin, Analgetika wie Metamizol oder jetzt aktuell Vitamin-B12-Ampullen nicht lieferbar sind. Auch das Wechseln von einer Pharmafirma zu einer anderen, die das Medikament liefern kann, erschwert nicht nur die Lagerbewirtschaftung, sondern vor allem die Zufriedenstellung der Patienten, die sich an eine Medikation gewöhnt haben und nicht alle sechs Monate etwas chemisch Ähnliches, aber für sie komplett Neues probieren möchten.

Wir nutzen die Online-Plattform DispoCura. Bereits mit der Vorläuferversion haben wir zwei Jahre gut gearbeitet, doch kamen nun wesentliche Verbesserungen hinzu, da die Bestellliste alles aufnimmt und sich einfach kontrollieren lässt, bevor sie versandt wird. Bei der Herausgabe eines Medikamentes lesen wir bei Erreichen der Mindestmenge im Lager mit einem Scanner den Strichcode ein. Die auf dem Scanner gespeicherten Bestellungen werden in DispoCura auf die Bestellliste übertragen. Das Gute ist, dass diese Online-Bestellliste für die ganze Praxis fortwährend aktualisiert wird, bis am Ende des Tages eine MPA bewusst die Bestellung abschickt. Zuvor hatten wir immer wieder mal Doppelbestellungen, da eine MPA die Medikation manuell (bei Bestellungen von Patienten am Telefon oder am Empfang) am Computer, eine andere MPA (ein Medikament aus der Apotheke holend) die Bestellung per Scanner eingab und am Schluss diese beiden Bestelllisten nicht ineinander verschmolzen.

Gerade wegen der geschilderten Problematik der Lieferengpässe, die seit ca. zwei Jahren Einzug gehalten hat und allenfalls auch nicht so schnell vorbei sein wird, ist die auf der Bestellliste ersichtliche Verfügbarkeit sowie die neue Funktion der Alternativsuche, die mit ein bis zwei Klicks das Präparat einer anderen Pharmafirma anzeigt, sehr hilfreich. Auch dass angezeigt wird, ob ein Medikament auf der Spezialitätenliste (SL) ist oder eben nicht, hilft schon am Empfangstresen, die Patienten vorzubereiten, wenn sie ein Medikament bestellen wollen, das sie selbst bezahlen müssen.

Der Umstieg benötigte eine Schulung von ca. einer Stunde, die vom Aussendienst der Galexis an unserem Arbeitsort in
der Praxis stattfand. In einem nächsten Schritt haben wir die Medikamentenanlieferung in Angriff genommen. Zuvor hatten die MPAs die von Galexis gelieferten Medikamente beim Auspacken anhand des Lieferscheins kontrolliert und mit Kugelschreiber abgehakt. Nun kommen die Medikamente und die MPAs lesen jede Packung mit dem Scanner ein. In DispoCura erfolgt dann der Abgleich mit dem elektronischen Lieferschein. Die Lieferscheine müssen ja fünf bis zehn Jahre aufbewahrt werden, was bei uns jährlich den Platz von ca. zwei Ringordnern verschlang. Der digitale Speicherplatz der Datei mit den elektronischen Lieferscheinen ist dagegen völlig akzeptabel, insbesondere wenn man die Datenmenge vergleicht mit z. B. Fotos von Wunddokumentationen oder digitalen Röntgenbildern.

Das ist uns sehr wichtig. Was dem Chef vom Gedanken her logisch und somit als anzugehend erscheint, stösst bei Angestellten, die ihre eingefahrenen Routinen durchbrechen müssen, nicht immer auf warmen Empfang. Durch das Testen und somit unverbindlich praktische Erfahren können so hindernde Ängste überwunden werden. Die genannten Schritte haben wir daher im Abstand von ca. sechs Monaten unternommen, um aus einem gefestigten Zustand die nächste Veränderung anzugehen.

Ich persönlich liebäugele mit der Anschaffung eines Medikamentenroboters. Als Zwischenschritt haben wir uns aber entschieden, die Lagerbewirtschaftung virtuell zu machen. Das heisst, dass nicht nur, wie vorher beschrieben, jedes einkommende Medikament abgescannt wird, sondern auch jedes, das die Apotheke verlässt. So kommt man innerhalb von etwa einem halben Jahr dahin, dass jedes sich in der Apotheke befindliche Medikament digital hinterlegt ist. Um einen Etat zu haben, müssen die Medikamente nicht mehr von Hand gezählt werden, und im Programm eines Medikamentenroboters wäre es auf diese Weise hinterlegt. Ich bin dankbar für das Angebot der Vertreterin von Galexis, dass sie – wenn wir uns für den nächsten Schritt bereit fühlen – einen Termin zur Besichtigung einer Praxis mit einem Medikamentenroboter vermittelt.

Unsere Ansprechpartnerinnen bei Galexis sind bei Fragen oder Problemen niederschwellig erreichbar – das schätzen wir sehr. Besonders, weil die Anliegen jeweils zuverlässig gelöst wurden. Der persönliche Kontakt bleibt dabei ebenso wichtig wie das richtige System.

Ich habe grosse Hoffnung in die Privatwirtschaft. Sie bringt oft pragmatische, funktionierende Lösungen. Vom Bund bin ich da weniger überzeugt – da wurden Milliarden in das elektronische Patientendossier (EPD) investiert, aber wenig bewegt. Das neue E-ID-Projekt ist ein neues Beispiel: gut gemeint, aber schauen wir mal. Was Künstliche Intelligenz betrifft: Im Alltag nutzen wir längst Tools wie Google – heute eben mit besserer Struktur und Quellenangaben.

Das hilft auch unseren Patienten. Aber es gibt auch Schattenseiten: Wenn Algorithmen steuern, welche Informationen jemand bekommt, kann das sehr einseitig wirken. Die Meinungsbildung wird subtil beeinflusst. Als Arzt sehe ich KI als wertvolle Unterstützung – aber der Umgang damit braucht Verantwortung und Medienkompetenz.

Fazit:
Digitalisierung kann Prozesse vereinfachen. Diese schrittweise anzugehen hilft, dass sich alle darauf einstellen können, aber auch, dass der Prozess hinsichtlich seines Mehrwerts genügend hinterfragt werden kann. Entscheidend sind Schulung, Support und eine verlässliche Partnerin wie Galexis.